Tijdsregistratie: timesheet, model en software

Gepubliceerd op 25/08/2026 · Door Federica García, Eazyclick.

Hoeveel tijd kostte die werf, die website, dat dossier echt? Zonder tijdsregistratie is het antwoord een schatting, en de factuur ook. Deze gids legt uit wat een timesheet is, wat erop moet staan, hoe u het invult zonder er tijd aan te verliezen, en wanneer u van een rekenblad naar software overstapt. Een eenvoudig model om over te nemen zit erbij.

Wat is een timesheet?

Een timesheet, of urenstaat, is het overzicht van de uren die een persoon dag per dag aan elk project, elke klant of taak besteedt. Tijdsregistratie dient om de bestede tijd te factureren, te zien of een project rendeert, de volgende offertes voor te bereiden en het werk in het team te verdelen.

In een kmo die diensten levert (bureau, studiebureau, architect, installateur, consultant) is de timesheet vaak de enige link tussen het echte werk en de factuur. Ook voor een zelfstandige alleen is urenregistratie nuttig: ze toont waar de uren naartoe gaan die nooit gefactureerd worden.

Wat moet er op een timesheet staan?

Een timesheet bevat minstens de datum, de persoon, het project of de klant, de taak, de duur en een korte opmerking. Voeg een kolom “factureerbaar of niet” toe: die maakt van een lijst uren een tool om rendabiliteit op te volgen, en bereidt de factuur op het einde van de maand voor.

Een model voor een wekelijkse timesheet, om over te nemen in een rekenblad (Excel of een ander):

• Datum: maandag 17 augustus 2026
• Persoon: Julie
• Klant / project: Renovatie keuken Peeters
• Taak: opmeting en plan
• Duur: 2 u 30
• Factureerbaar: ja
• Opmerking: bezoek ter plaatse, foto's bij het dossier gevoegd

Eén lijn per blok werk, en een totaal per project en per week. Gebruik voor het hele team dezelfde projectnamen: anders zeggen de totalen niets meer.

Hoe vult u een timesheet in zonder tijd te verliezen?

Vul uw timesheet in tijdens de dag, niet op vrijdagavond uit het hoofd: een timer die u start bij het begin van een taak, of twee minuten bij elke wissel van dossier, volstaat. Werk met blokken van minstens een kwartier, met een vooraf vastgelegde lijst van projecten en taken om vrije invoer te vermijden.

Drie gewoonten die alles veranderen:

1. Eén tool, bereikbaar met de gsm op een werf en met de computer op kantoor.
2. Een wekelijkse goedkeuring door de verantwoordelijke, om vergeten uren recht te zetten zolang iedereen het nog weet.
3. Een vergrendelde periode na goedkeuring: de uren van een gefactureerde maand veranderen niet meer.

Timesheet en arbeidstijd: wat is het verschil?

De timesheet meet de tijd per project, om te factureren en de rendabiliteit te sturen. De registratie van arbeidstijd hoort bij het arbeidsrecht: uurroosters, overuren, rust. Ze lijken op elkaar, maar volgen niet dezelfde regels. Een timesheet per project vervangt uw sociale verplichtingen niet.

Stelt u bijvoorbeeld deeltijdse werknemers te werk met een variabel uurrooster, dan moeten de afwijkingen van het voorziene uurrooster geregistreerd worden in een betrouwbaar tijdsregistratiesysteem of in een document dat aan bepaalde voorwaarden voldoet (FOD Werkgelegenheid, deeltijdse arbeid met variabele werkroosters). Uw sociaal secretariaat zegt u wat voor uw sector geldt.

Rekenblad of software voor urenregistratie: wat kiest u?

Een rekenblad volstaat voor een zelfstandige alleen of een team van twee of drie mensen die weinig in regie factureren. Software wordt nuttig zodra meerdere mensen uren invoeren, u in regie factureert, of u de voorziene tijd project per project wilt vergelijken met de echt bestede tijd.

Wat software meer biedt dan een rekenblad:

• Invoer op de juiste plek: de uren hangen aan het project, dat zelf aan de klant en de offerte hangt;
• Goedkeuring en vergrendeling: geen lijnen meer die achteraf gewijzigd worden;
• Het budget: voorzien tegenover verbruikt, zichtbaar tijdens het project en niet pas op het einde;
• De factuur: de factureerbare uren worden factuurlijnen zonder overtypen.

Kijk vóór u kiest naar het prijsmodel (per gebruiker of forfaitair), het gebruik op de gsm en de export van uw gegevens.

Hoe volgt u uw uren op met Eazyclick?

De module Projecten & tijdsregistratie van Eazyclick koppelt uw timesheets aan uw projecten, uw klanten en uw offertes. Elke persoon voert zijn uren in per project en per taak, met een timer als hij dat wil; de verantwoordelijke keurt de timesheets goed en vergrendelt de periode, en het voorziene budget wordt vergeleken met het verbruikte.

De factureerbare uren komen in uw facturen in Offertes & facturen, in Peppol-formaat voor uw zakelijke klanten. Projecten & tijdsregistratie start vanaf € 19 per maand excl. btw; de eindprijs hangt af van de grootte van het team dat uren invoert, en uw projectleider bevestigt hem vóór de opstart.

Om te weten hoe u die tijd sinds 2026 aan uw zakelijke klanten factureert, leest u onze gids over Peppol in België.

Is een timesheet nuttig voor een zelfstandige alleen?

Ja. Een zelfstandige die zijn tijd noteert, ontdekt vaak dat een groot deel van zijn uren niet gefactureerd wordt: verplaatsingen, voorbereiding, aanpassingen, overleg met de klant. De timesheet toont welke klanten en welke soorten opdrachten rendabel zijn, en helpt hem zijn volgende offertes juist te berekenen.

Begin eenvoudig: één week eerlijke registratie, en vergelijk daarna met uw facturen. Het verschil zegt u of een tool de moeite loont.