Peppol verplicht in België: de volledige gids 2026

Gepubliceerd op 02/07/2026 · Door Antoine Lemmens, Eazyclick. Elke regel verwijst naar de officiële bron, geraadpleegd in september 2026.

Uw offerte is aanvaard en de factuur kan vertrekken. Voor Peppol moeten de klantgegevens, registratie en verzendwijze kloppen. Regel tegelijk waar leveranciersfacturen binnenkomen en wat uw boekhouder ontvangt. Deze gids helpt u die afspraken maken en verwijst voor de regels naar efactuur.belgium.be, de site van de FOD Financiën en de FOD BOSA.

Wat verandert Peppol in uw administratie?

Via Peppol wisselen softwaresystemen gestructureerde documenten uit. Voor uw team betekent dat vooral: de juiste klantgegevens gebruiken, de verzending opvolgen en de ontvangen facturen op de afgesproken plaats verwerken. Een aansluiting alleen organiseert die interne opvolging nog niet.

Een Peppol-factuur is geen pdf. Het is een gestructureerd bestand in het formaat Peppol BIS, gebaseerd op de Europese norm EN 16931, dat de software van uw klant zonder overtypen inleest (algemene vragen over Peppol, efactuur.belgium.be). In België is de FOD BOSA de Peppol-autoriteit (FOD BOSA).

Wanneer is gestructureerde e-facturatie verplicht?

Sinds 1 januari 2026 geldt de verplichting voor Belgische B2B-transacties binnen het wettelijke toepassingsgebied. Peppol is de standaardroute. Partijen kunnen een alternatief afspreken dat aan de Europese norm voldoet. Controleer ook de uitzonderingen hieronder.

Bronnen: gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen verplicht sinds 2026 en de algemene vragen B2B, vraag 14. De algemene tolerantieperiode van de eerste drie maanden van 2026 is voorbij; alleen voor self-billing liep een gerichte tolerantie tot 30 juni 2026 (einde van de algemene tolerantieperiode, 07/04/2026).

Voor wie is e-facturatie verplicht?

Voor elke in België gevestigde onderneming met een actief btw-nummer, zodra ze een andere Belgische btw-plichtige factureert of een factuur van een Belgische leverancier ontvangt. Ook kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling, met een jaaromzet van hoogstens € 25.000, vallen in principe onder de verplichting.

Er zijn weinig uitzonderingen (Voor wie wordt e-facturatie verplicht?). Geen verplichting om gestructureerde e-facturen te verzenden hebben:

• btw-plichtigen in faillissement;
• ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-wetboek;
• niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, ook als ze hier voor de btw geïdentificeerd zijn;
• btw-plichtigen onder de forfaitaire regeling (een regeling die uiterlijk op 1 januari 2028 verdwijnt).

De verplichting om te ontvangen vervalt alleen voor de twee middelste gevallen: vrijgestelde handelingen volgens artikel 44 en niet-gevestigde btw-plichtigen. Een forfaitair belaste ondernemer, een landbouwer onder de bijzondere regeling of een kleine onderneming met vrijstelling moet dus wel e-facturen van haar leveranciers kunnen ontvangen.

Ik werk alleen voor particulieren: moet ik ook op Peppol?

Voor uw verkoopfacturen niet: een factuur aan een particulier valt niet onder de verplichting. Maar hebt u een btw-nummer en koopt u bij Belgische ondernemingen, dan moet u hun gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. De ontvangstplicht geldt dus bijna altijd, ook zonder één zakelijke klant.

De FOD Financiën herhaalde in april 2026 dat de verplichting niet geldt voor ondernemingen die geen facturen uitreiken aan Belgische btw-plichtigen en er ook geen ontvangen (efactuur.belgium.be).

Welke boetes riskeert u als u niet in orde bent?

Niet beschikken over de technische middelen om een gestructureerde e-factuur te verzenden en te ontvangen kost € 1.500 bij de eerste overtreding, € 3.000 bij de tweede en € 5.000 bij de volgende. Een overtreding telt pas als herhaling wanneer ze ten vroegste drie maanden na de vorige, al bestrafte overtreding wordt vastgesteld.

Die bedragen komen uit het koninklijk besluit van 8 juli 2025, geciteerd in de specifieke vragen over e-facturatie, vraag 26. De bestaande boetes voor een factuur die niet, te laat of onvolledig wordt uitgereikt, gelden ook voor e-facturen. Voor de klant geldt: de btw-aftrek vereist in principe een gestructureerde e-factuur; de aftrek wordt niet geweigerd als aan de inhoudelijke voorwaarden is voldaan, maar een boete blijft mogelijk als u zelf geen e-facturen kunt ontvangen (vraag 24 van dezelfde FAQ).

Welke kosten neemt u mee voor Peppol?

Controleer eerst wat uw huidige facturatie- of boekhoudsoftware al omvat. Vraag apart naar verzenden, ontvangen, documentvolume, gebruikers en opstart. Zo voorkomt u dat u een extra abonnement neemt voor een functie die u al hebt.

De uitleg staat in het artikel De lijst met oplossingen is lang, waar moet ik beginnen?, dat ook verwijst naar de lijst met softwareoplossingen. Op die lijst staan geldt niet als certificering of aanbeveling van de FOD Financiën.

Wat gratis kan, wat u betaalt en wat u controleert voor u een gratis formule kiest: onze gids Peppol gratis.

Twee fiscale maatregelen verlichten de investering (fiscale stimulansen): de investeringsaftrek voor digitale investeringen, sinds 1 januari 2025 opgetrokken tot 20 %, en voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120 %, voorbehouden aan kleine kmo's en zelfstandigen, voor abonnementen op facturatiesoftware en advieskosten rond de verplichting, op voorwaarde dat de meerkost van de e-facturatie apart op de factuur staat.

Bij Eazyclick verzendt u uw facturen in Peppol-formaat met de module Offertes & facturen: ze is een van de standaardmodules van Spark en is inbegrepen in Boost.

Wie regelt uw Peppol-registratie?

Spreek af welke software u gebruikt voor verzending en ontvangst. Laat uw dienstverlener controleren of uw onderneming al geregistreerd is en wat een eventuele overstap vraagt. Gebruik de juiste KBO-gegevens en test beide richtingen voordat u op de nieuwe werking vertrouwt.

Alle stappen, en wat u bij uw dienstverlener controleert, staan in onze gids Peppol registreren.

Wat is een Peppol-ID?

Het nummer waarmee u op het netwerk geïdentificeerd wordt, zoals een telefoonnummer. In België wordt een onderneming minstens geregistreerd met haar ondernemingsnummer, voorafgegaan door de code 0208, bijvoorbeeld 0208:0123456789. U hoeft uw klanten dus niet naar hun Peppol-ID te vragen: hun ondernemingsnummer volstaat om hen te bereiken.

Dienstverleners zijn daartoe contractueel verplicht; andere identificaties (btw-nummer, GLN …) kunnen aanvullend als beide partijen dat afspreken (algemene vragen over Peppol, vraag 4). Meer uitleg in onze gids Peppol-ID: wat is het en hoe vindt u het?

Hoe weet u of een klant op Peppol staat?

Controleer de bereikbaarheid via uw facturatiesoftware. De openbare Peppol Directory of via Lookup Peppol kunnen helpen bij het opzoeken. Een ontbrekend zoekresultaat bewijst niet altijd dat de onderneming niet kan ontvangen; laat uw dienstverlener de registratie en het ondersteunde documenttype controleren.

Het stappenplan, met uitleg bij het resultaat en een tool om meteen te testen, staat in onze gids Peppol check.

Wat als mijn klant geen Peppol heeft?

Stuur hem de factuur op een andere manier, als pdf of op papier. Gebeurt dat elektronisch, dan moet uw klant akkoord gaan en spreekt u samen een veilig kanaal af. Die factuur blijft rechtsgeldig en u voldoet aan uw verplichting. Het is uw klant die een sanctie riskeert, omdat hij gestructureerde e-facturen moet kunnen ontvangen.

Bronnen: algemene vragen B2B, vraag 8 en de btw-maatregelen vanaf 1 januari 2026. U mag op de factuur een clausule zetten die uw klant aanspoort om zich in regel te stellen; zodra hij aangesloten is, hoeft u oude facturen niet opnieuw via Peppol te sturen.

Hoe volgt u verdere veranderingen op?

E-reporting gaat over het doorgeven van factuurgegevens aan de administratie. Dat is een andere stap dan het verzenden van een Peppol-factuur aan uw klant. Volg de definitieve regels en ingangsdata via de officiële informatie.

Bron: algemene vragen over e-reporting. In de huidige fase worden er geen factuurgegevens aan de administratie bezorgd.

Wat controleert u bij uw softwareleverancier?

Gebruikt u Odoo, controleer dan hoe u registratie, verzending en ontvangst instelt in de officiële documentatie (documentatie Odoo, Peppol, geraadpleegd op 16/10/2026).

Controleer de functies en voorwaarden van uw facturatieformule op de productpagina (pagina Facturatie van Odoo, geraadpleegd op 16/10/2026). Begroot extra apps en gebruikers via de actuele prijspagina (prijzen Odoo, geraadpleegd op 16/10/2026).

Vraag bij Billit, Accountable en Eazyclick dezelfde functies, hetzelfde aantal gebruikers en hetzelfde documentvolume op. Gebruik daarvoor onze vergelijking Billit, Accountable of Eazyclick.

Met de module Offertes & facturen wordt de online ondertekende offerte met één klik een Peppol-factuur, met betaallink, en de herinneringen vertrekken op dag 7 en dag 15.

Van klantdossier naar Peppol-factuur met Eazyclick

Eazyclick OS verbindt klantopvolging met offertes en facturen. Spreek bij de opstart af wie uw Peppol-registratie controleert, welke factuurgegevens u gebruikt en hoe uw team de verzending opvolgt. U kunt zelfstandig starten of begeleide opstart kiezen op basis van concrete opleveringen. Offertes, facturen, CRM en kassa vormen samen onze ERP-software voor kmo's.

Controleer afzonderlijk waar leveranciersfacturen binnenkomen en wie ze verwerkt. Stem ook de uitvoer en bewaring met uw boekhouder af. Het kunnen verzenden van een verkoopfactuur toont niet aan dat uw ontvangstproces geregeld is.

Ontdek de module Offertes & facturen of plan een gratis gesprek met het Eazyclick-team.

Praktische gidsen om te factureren in België

• Peppol registreren (stap voor stap)
• Peppol check: staat uw klant op Peppol?
• Peppol-ID: wat is het en hoe vindt u het?
• Factuur maken: vermeldingen en voorbeeld
• Creditnota: wanneer en hoe
• Voorschotfactuur: regels en voorbeeld
• Pro-formafactuur: waarvoor dient ze?
• Odoo en Peppol

Veelgestelde vragen over Peppol

Is een pdf-factuur in 2026 nog geldig?

Voor transacties onder de B2B-verplichting is een gestructureerde e-factuur vereist; een pdf kan als leesbare kopie dienen. Voor situaties buiten die verplichting en voor een klant die nog niet klaar is, gelden afzonderlijke regels (algemene vragen B2B, vragen 11 en 12).

Moeten creditnota's ook via Peppol?

Ja, als de factuur die ze corrigeert via Peppol verstuurd werd: de creditnota volgt hetzelfde formaat. Alles staat in onze gids over de creditnota.

Geldt Peppol ook voor facturen aan de overheid?

Ja, en al langer: e-facturatie aan overheden is verplicht voor opdrachten die na 1 maart 2024 bekendgemaakt zijn, in de regel vanaf € 3.000 excl. btw (efactuur.belgium.be).

Kan een factuur via Peppol verloren gaan of te laat aankomen?

Peppol is een decentraal netwerk dat geen realtime levering garandeert: een factuur komt bijna altijd binnen enkele minuten tot enkele uren aan. Bij meer dan één werkdag vertraging neemt u best contact op met uw softwareleverancier (algemene vragen over Peppol, vraag 9).

Hoe lang bewaart u e-facturen?

Zeven jaar, zoals elke factuur, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de datum van de factuur: de wet van 18 december 2025 heeft de termijn van tien jaar teruggebracht tot zeven jaar (FOD Financiën, boekhouding en facturering).