Pro-formafactuur: wat is het en waarvoor dient ze?

Gepubliceerd op 13/07/2026 · Door Antoine Lemmens, Eazyclick. Elke regel verwijst naar de officiële bron, geraadpleegd in september 2026.

Een klant vraagt u een “pro forma” vóór hij bestelt, of uw bank wil er een voor een financiering. Dat document lijkt op een factuur, maar is er geen. Wat is een pro-formafactuur, waarvoor dient ze in België, wat zet u erop, en wat gebeurt er als de klant op basis ervan betaalt?

Wat is een pro-formafactuur?

Een pro-formafactuur (of pro forma factuur) is een document dat vóór de verkoop toont wat de factuur zal bevatten: producten of diensten, prijzen, btw, betalings- en leveringsvoorwaarden. Ze dient om te informeren of om een aanbod te laten goedkeuren. Ondanks de naam is het geen factuur: ze maakt de btw niet opeisbaar.

Voor uw klant is het gevolg eenvoudig: btw-aftrek vereist een regelmatige factuur (specifieke vragen over e-facturatie, vraag 24, efactuur.belgium.be), en een pro-formafactuur is dat niet.

Waarvoor dient een pro-formafactuur?

Om vóór de verkoop een vaste prijs mee te delen, in een vorm die dicht bij de uiteindelijke factuur ligt. Ze wordt vooral gebruikt om een bestelling intern bij de klant te laten goedkeuren, om een betaling vóór de levering te vragen, of om een aanvraag voor financiering of een premie te staven die vooraf een gedetailleerde prijs vraagt.

• Goedkeuring van een aankoop: de aankoopdienst van uw klant legt de uitgave vast op basis van de pro forma.
• Vooruitbetaling: de klant betaalt vóór de levering; de echte factuur volgt op de betaling (zie verder).
• Financieringsdossier: een bank, leasingmaatschappij of premieverstrekker vraagt een gedetailleerde prijs.

Is een pro-formafactuur verplicht?

Nee. Geen enkele btw-regel legt een pro-formafactuur op: het is een facultatief commercieel document, dat u maakt als uw klant erom vraagt. Verplicht is de factuur, tijdig uitgereikt, en tussen Belgische btw-plichtigen als gestructureerde e-factuur via Peppol. De pro forma vervangt die factuur nooit.

De factureringsverplichtingen staan bij de FOD Financiën; de Peppol-verplichting leest u in de volledige gids over Peppol in België.

Wat is het verschil tussen pro forma, offerte en voorschotfactuur?

De offerte is een aanbod met een prijs dat de klant aanvaardt; de pro-formafactuur toont dezelfde informatie in de vorm van de toekomstige factuur; de voorschotfactuur is een echte factuur, uitgereikt wanneer een gedeeltelijke betaling binnenkomt. Alleen de voorschotfactuur bevat aan te geven btw en gaat tussen ondernemingen via Peppol.

• Offerte: prijsaanbod, vaak ondertekend door de klant; geen btw verschuldigd.
• Pro-formafactuur: voorstelling van de toekomstige factuur; geen btw verschuldigd, geen recht op aftrek.
• Voorschotfactuur: echte factuur voor een gedeeltelijke betaling; btw opeisbaar bij de ontvangst.

Wat zet u op een pro-formafactuur?

Geef haar duidelijk de titel “pro-formafactuur”, zodat ze nooit voor een factuur doorgaat, en geef haar geen nummer uit uw factuurreeks: gebruik een aparte nummering. Vermeld daarna de gegevens van beide partijen, de omschrijving en prijzen excl. btw, de btw, het totaal, de geldigheidsduur en de betalingsvoorwaarden.

Die vermeldingen zijn goede praktijk, geen wettelijke verplichting: een pro forma heeft geen voorgeschreven inhoud. Voor de echte factuur publiceert de Business Expert Group van de overheid een voorbeeld van een minimale conforme factuur, en onze gids factuur maken overloopt de verplichte vermeldingen.

Moet een pro-formafactuur via Peppol?

Nee. De Peppol-verplichting geldt voor facturen, en een pro forma is er geen: u mag ze als pdf mailen. De factuur die volgt, voorschotfactuur of eindfactuur, moet wel via Peppol als uw klant een Belgische btw-plichtige onderneming is. Controleer of hij bereikbaar is met onze Peppol check.

Zie Peppol check: staat uw klant op Peppol? en de algemene vragen B2B, vraag 14.

Wat als de klant betaalt op basis van een pro forma?

Zodra u een betaling vóór de levering ontvangt, wordt de btw opeisbaar op het ontvangen bedrag: u moet dan een echte factuur uitreiken, voorschotfactuur of eindfactuur, uiterlijk op de 15de van de maand na de ontvangst. De pro forma kan niet als factuur dienen, en de klant kan er geen btw op aftrekken.

Bronnen: btw-richtlijn, artikel 65 en de FOD Financiën. Het detail, met een voorbeeld in cijfers, staat in onze gids over de voorschotfactuur.

En voor uw offertes en echte facturen?

Daarvoor heeft Eazyclick een aparte module. Met Offertes & facturen maakt u offertes die de klant online ondertekent en facturen die in Peppol-formaat naar uw zakelijke klanten vertrekken, met hun betaallink en automatische herinneringen. Plan een gratis gesprek.

Veelgestelde vragen over de pro-formafactuur

Hoe lang is een pro-formafactuur geldig?

Zo lang als u aangeeft: er is geen wettelijke termijn. Vermeld altijd een geldigheidsdatum, zodat uw klant weet tot wanneer de aangekondigde prijs geldt.

Moet ik een pro-formafactuur nummeren?

Ja, om ze terug te vinden, maar in een aparte reeks, los van uw facturen, zodat er nooit gaten of dubbels in uw factuurnummering ontstaan.

Kan ik een pro forma omzetten in een factuur?

Ja, door een echte factuur uit te reiken die de inhoud overneemt, met een nummer uit uw factuurreeks en de factuurdatum. De pro forma zelf blijft een informatief document.