Digitale offerte: betekenis en uitleg

Met een papieren offerte of een pdf moet de klant printen, tekenen, scannen en terugsturen, als hij eraan denkt. Met een online offerte opent hij het document op zijn gsm en aanvaardt hij het in één beweging, met zijn handtekening als hij dat wil. U weet wanneer hij ze bekeken en wanneer hij ze aanvaard heeft.

Een goede offerte vermeldt uw gegevens en uw ondernemingsnummer (KBO), de klant, de beschrijving van het werk, de prijzen excl. btw, de btw per tarief, het totaal incl. btw en de geldigheidsduur. De software rekent de totalen lijn per lijn uit, zonder rekenfouten. Een voorbeeld vindt u in ons artikel Offerte maken.

Het voordeel van een digitale offerte blijkt na de handtekening: de aanvaarde offerte wordt een factuur zonder overtypen. Een voorschotfactuur kan meteen vertrekken, en de eindfactuur op het einde van de werf of de opdracht.

Tussen Belgische ondernemingen vertrekt die factuur als elektronische factuur via Peppol, de regel sinds 1 januari 2026. Van offerte tot betaling wordt niets geprint: dat is digitalisering toegepast op de verkoopcyclus.

In de module Offertes & facturen van Eazyclick maakt u de offerte op vanuit de klantenfiche en aanvaardt uw klant ze online, met een getekende handtekening als hij dat wil; de aanvaarding krijgt een tijdstempel. De aanvaarde offerte wordt een voorschotfactuur en daarna de eindfactuur, in Peppol-formaat en met een betaallink. Ziggy, de AI-assistent van Eazyclick, zet de offertes die op een handtekening wachten bovenaan en stelt herinneringen voor.