Lexicon · dematerialisatie · papierloos werken
Digitalisering van documenten: betekenis en uitleg
Digitalisering van documenten betekent dat een onderneming haar papieren documenten (facturen, offertes, bestelbonnen, contracten) vervangt door digitale documenten, die zonder printen worden opgemaakt, uitgewisseld, ondertekend en bewaard.
Bijgewerkt op
Scannen of echt papierloos werken
Een papieren factuur inscannen geeft een afbeelding die iemand nog moet lezen en overtypen. Echt papierloos werken gaat verder: het document ontstaat digitaal en reist als gegevens die software rechtstreeks verwerkt. Voor facturen heet dat e-facturatie.
De winst zit in elke stap: een offerte die online ondertekend wordt in plaats van geprint en gescand, een factuur die zonder overtypen in de software van de klant belandt, een betaling die aan haar factuur gekoppeld wordt, een export klaar voor de boekhouder.
Papierloos factureren in België
Sinds 1 januari 2026 wisselen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn hun B2B-facturen elektronisch en gestructureerd uit, meestal via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail volstaat niet meer tussen ondernemingen.
Digitalisering stopt niet bij facturen: digitale offertes, creditnota's en aankoopfacturen volgen dezelfde weg. Het eenvoudigst is software die de hele cyclus dekt, van offerte tot betaling.
Digitalisering in Eazyclick
Met de module Offertes & facturen van Eazyclick wordt de offerte online ondertekend, met één klik een Peppol-factuur en vertrekt ze met een betaallink; de facturen van uw leveranciers komen binnen in dezelfde ruimte, met hun UBL-bestand en pdf, klaar voor de export naar uw boekhouder. Ziggy, de AI-assistent van Eazyclick, volgt de betalingen op en bereidt de herinneringen voor.
Verwante termen
- E-facturatie Een elektronische factuur is een factuur die wordt opgemaakt, verstuurd en ontvangen als gestructureerde gegevens (bijvoorbeeld in UBL-formaat), die software automatisch kan lezen.
- Digitale offerte Een digitale offerte is een offerte die in software wordt opgemaakt, per e-mail of via een link wordt verstuurd en online door de klant wordt aanvaard, zonder printen of scannen.
- SaaS SaaS (Software as a Service) is software die u online gebruikt, met een abonnement en zonder installatie: de leverancier host ze, werkt ze bij en zorgt voor de beveiliging.
Verder lezen
Vragen over Digitalisering van documenten
Wat is het verschil tussen scannen en digitaliseren?
Scannen maakt van papier een bestand. Digitaliseren schrapt het papier: het document wordt digitaal opgemaakt, verstuurd en bewaard, vaak als gestructureerde gegevens.
Is papierloos factureren verplicht in België?
Ja, tussen ondernemingen: sinds 1 januari 2026 zijn B2B-facturen tussen btw-plichtige ondernemingen in België elektronisch en gestructureerd, in principe via Peppol. Er zijn uitzonderingen.
Waar begint een kmo met digitaliseren?
Bij de facturen, omdat dat verplicht is tussen ondernemingen, en daarna bij de offertes: een online ondertekende offerte bespaart printen en scannen, en wordt zonder overtypen een factuur.
Bespreek hoe uw zaak werkt
Praat met een expert
In 30 minuten bekijken we hoe u klanten, offertes en facturen beheert. We tonen hoe Eazyclick bij uw kmo past en wat u nodig hebt om te starten.
