Voorschotfactuur: regels en voorbeeld (België)

Gepubliceerd op 15/07/2026 · Door Antoine Lemmens, Eazyclick. Elke regel verwijst naar de officiële bron, geraadpleegd in september 2026.

Een werf, een bestelling op maat, een evenement: een voorschot vragen bij de ondertekening is gebruikelijk, en vaak houdt het uw kasstroom gezond. Maar een voorschot heeft eigen regels voor btw en facturatie. Wat is een voorschotfactuur, wanneer is ze verplicht, hoe maakt u ze op en hoe verstuurt u ze? Hieronder de Belgische regels, met een voorbeeld in cijfers. Voor de Peppol-verplichting: de volledige gids over Peppol in België.

Wat is een voorschotfactuur?

Een voorschotfactuur is de factuur voor een gedeeltelijke betaling die u ontvangt vóór de levering of het einde van de opdracht, bijvoorbeeld 30 % bij de ondertekening van een offerte. Het is een echte factuur, met btw en een nummer uit uw gewone factuurreeks. Aan het einde trekt een slotfactuur de al gefactureerde voorschotten af van het totaal.

Ze is iets anders dan de pro-formafactuur, die alleen een offerte in de vorm van een factuur is, zonder de waarde van een factuur.

Is een voorschotfactuur verplicht?

Ja, als uw klant een btw-plichtige onderneming of een rechtspersoon is. Een voorschot dat u vóór de levering ontvangt, maakt de btw opeisbaar op het ontvangen bedrag, en de FOD Financiën legt een factureringsplicht op zodra de btw opeisbaar wordt over de hele prijs of een deel ervan, nog vóór de handeling zelf. De voorschotfactuur volgt dus op de betaling.

Bronnen: FOD Financiën, boekhouding en facturering (“wanneer de belasting opeisbaar wordt (over de gehele prijs of een deel van de prijs van de handeling) vooraleer een levering van een goed of een dienst […] wordt verricht”) en de Europese btw-richtlijn, artikel 65: bij een vooruitbetaling wordt de btw opeisbaar bij de ontvangst, ten belope van het ontvangen bedrag.

Binnen welke termijn maakt u de voorschotfactuur?

Uiterlijk op de 15de dag van de maand na die waarin de btw opeisbaar werd, voor een voorschot dus de maand waarin u het ontving. Een voorschot ontvangen op 10 maart factureert u uiterlijk op 15 april. De btw zelf geeft u aan voor de periode van de ontvangst.

Bron: FOD Financiën, tijdstip factuur. Wilt u het voorschot vragen voor u het ontvangen hebt, stuur dan de ondertekende offerte of een betalingsverzoek; de voorschotfactuur volgt op de betaling.

Voorschotfactuur voor een particulier: moet dat?

Tegenover een particulier die voor privégebruik koopt, is een factuur in de regel niet verplicht. Maar de FOD Financiën somt uitzonderingen op waar ze het toch is, waaronder onroerende werken en de levering van goederen en diensten voor de oprichting van een nieuw gebouw. Een aannemer die een voorschot van een particulier ontvangt, moet het dus ook factureren.

Bron: FOD Financiën, factureringsverplichtingen. Ook als ze niet verplicht is, stelt een voorschotfactuur de klant gerust en vereenvoudigt ze de berekening van het saldo.

Hoe maakt u een voorschotfactuur op? Een voorbeeld in cijfers

Een voorschotfactuur draagt de titel “voorschotfactuur”, een nummer uit uw factuurreeks, de verwijzing naar de offerte, het percentage of bedrag van het voorschot, de maatstaf van heffing excl. btw, het tarief en het bedrag van de btw, en het te betalen totaal. De rest is die van elke factuur: identiteiten, btw-nummers, datum.

Voorschotfactuur voorbeeld bij een aanvaarde renovatieofferte van € 10.000 excl. btw, met 21 % btw:

• Voorschotfactuur nr. 2026-041 (30 %): € 3.000 excl. btw + € 630 btw = € 3.630 incl. btw, met verwijzing “offerte O-2026-017”.
• Slotfactuur nr. 2026-058: totaal van de werken € 10.000 excl. btw, min het gefactureerde voorschot (factuur 2026-041) van € 3.000, dus € 7.000 excl. btw + € 1.470 btw = € 8.470 incl. btw.
• In totaal betaalde de klant € 12.100 incl. btw, precies de offerte: € 10.000 + € 2.100 btw.

Het tarief hangt af van de handeling: bepaalde renovatiewerken aan woningen genieten een verlaagd tarief van 6 %, onder voorwaarden. Kijk het na met uw boekhouder vóór u de offerte opmaakt.

Voorschotfactuur en btw: hoe maakt u de slotfactuur?

De slotfactuur vermeldt het totaalbedrag van de handeling en trekt daarna de al gefactureerde voorschotten af, met hun factuurnummers. De btw berekent u alleen op het resterende bedrag, want de btw op de voorschotten werd al gefactureerd en aangegeven. Zo ziet de klant het totaal, wat hij al betaalde en wat hij nog moet betalen.

Is het eindbedrag lager dan de gefactureerde voorschotten, bijvoorbeeld na de annulering van een deel van de werken, dan corrigeert u het verschil met een creditnota.

Moet de voorschotfactuur via Peppol?

Ja, als uw klant een Belgische btw-plichtige onderneming is. De verplichting geldt voor elke factuur binnen haar toepassingsgebied die sinds 1 januari 2026 wordt opgemaakt, en de voorschotfactuur is een volwaardige factuur. Ook de slotfactuur gaat via Peppol. Voor een particulier blijft de pdf mogelijk.

Bron: algemene vragen B2B, vraag 14, efactuur.belgium.be. Controleer vooraf of uw klant bereikbaar is met onze gids Peppol check.

Hoe regelt Eazyclick uw voorschotten?

In de module Offertes & facturen wordt de online ondertekende offerte een voorschotfactuur aan het percentage dat u kiest, en daarna een slotfactuur die het voorschot automatisch aftrekt. Elke factuur vertrekt met haar betaallink, in Peppol-formaat voor uw zakelijke klanten, en de herinneringen gaan vanzelf op de vervaldagen die u vastlegt.

Ontdek de module Offertes & facturen: vanaf € 31 per maand bij een engagement van 24 maanden (€ 39 bij 12 maanden), plus een eenmalige opstartkost van € 490. U neemt ze los bij elk pakket, of kiest ze in het pakket Booster.

Veelgestelde vragen over de voorschotfactuur

Wat is het verschil tussen een pro-formafactuur en een voorschotfactuur?

De voorschotfactuur is een echte factuur: ze bevat btw, komt in de boekhouding en gaat tussen ondernemingen via Peppol. De pro-formafactuur is alleen een informatief document vóór de verkoop, zonder btw-gevolgen. Alles staat in onze gids over de pro-formafactuur.

Mag ik meerdere voorschotten factureren voor dezelfde werf?

Ja: elk ontvangen voorschot krijgt een eigen voorschotfactuur, en de slotfactuur trekt ze allemaal af, met vermelding van elk nummer.

De werf wordt geannuleerd na het voorschot: wat nu?

Maak een creditnota op de voorschotfactuur voor het deel dat u terugbetaalt of dat niet verschuldigd is. Wat u eventueel behoudt op basis van een clausule in het contract, regelt u met uw boekhouder.