Factuur maken in België: vermeldingen en voorbeeld

Gepubliceerd op 18/09/2026 · Door Antoine Lemmens, Eazyclick. Elke regel verwijst naar de officiële bron, geraadpleegd in september 2026.

Uw opdracht is klaar. U wilt factureren zonder de klantgegevens en afgesproken prijs opnieuw over te typen. Deze gids volgt die stap van dossier naar factuur: vermeldingen controleren, verzenden en de betaling opvolgen. De regels rond gestructureerde e-facturatie vindt u in de volledige gids over Peppol in België.

Wanneer moet u een factuur maken?

Als btw-plichtige moet u een factuur maken voor elke levering of dienst aan een andere btw-plichtige of aan een rechtspersoon, bij een verkoop op afstand, en wanneer u een voorschot ontvangt. Aan een particulier voor privégebruik is een factuur in de regel niet verplicht, behalve in een aantal gevallen zoals onroerende werken of de levering van een voertuig.

De volledige lijst staat bij de FOD Financiën, boekhouding en facturering. Factureert u een particulier niet, dan schrijft u de verkoop in uw dagboek van ontvangsten. Ontvangt u een voorschot, lees dan onze gids over de voorschotfactuur.

Welke vermeldingen moeten op een factuur staan?

Een Belgische factuur vermeldt minstens de datum, een uniek volgnummer, naam, adres en btw-nummer van u en van uw klant, de datum van de levering of dienst als die verschilt, de omschrijving en hoeveelheid, de maatstaf van heffing en eenheidsprijs excl. btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, en bij een vrijstelling of verlegging de reden ervan.

Die vermeldingen komen uit artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1 over de btw. Het Wetboek van economisch recht (artikel III.25) voegt het ondernemingsnummer toe, en het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (artikel 2:20) vraagt vennootschappen om onder meer hun rechtsvorm, zetel en het rechtspersonenregister (RPR) met de bevoegde rechtbank te vermelden. De Business Expert Group van de overheid bracht ze samen in een voorbeeld van een minimale conforme factuur, dat ook de gegevens voor Peppol toont.

In de praktijk ziet de checklist er zo uit:

• Titel en nummer: “factuur” en een volgnummer uit een doorlopende reeks, zonder gaten of dubbels.
• Datum van uitreiking, en de datum van de levering of dienst als die verschilt.
• Uw gegevens: naam of benaming, adres, btw-nummer en ondernemingsnummer; voor een vennootschap ook de rechtsvorm, de zetel en “RPR” met de rechtbank.
• Gegevens van uw klant: naam, adres en, als hij btw-plichtig is, zijn btw-nummer.
• De omschrijving: aard en hoeveelheid van de goederen, of aard en omvang van de diensten.
• De bedragen: eenheidsprijs en maatstaf van heffing excl. btw per tarief, eventuele kortingen, het btw-tarief en het btw-bedrag in euro, en het totaal.
• Een eventuele reden zonder btw: bijvoorbeeld “btw verlegd” of de bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
• Betalingsgegevens: vervaldag en rekeningnummer (IBAN), zodat uw klant vlot kan betalen.

Laat uw sjabloon eenmalig nakijken door uw boekhouder: bijzondere regelingen (verlegging, marge, intracommunautaire levering) vragen een eigen vermelding.

Voorbeeldfactuur voor een uitgevoerde opdracht

Een fictief dienstenbedrijf factureert zes gewerkte uren aan een kmo. Het voorbeeld toont welke gegevens u vanuit uw klantdossier, offerte en urenregistratie samenbrengt:

Alle namen en nummers zijn fictief; dit zijn geen tarieven van Eazyclick. Bewaar de koppeling met de opdracht en controleer vóór verzending of de transactie onder de verplichting tot gestructureerde e-facturatie valt.

Binnen welke termijn maakt u de factuur?

Uiterlijk op de 15de dag van de maand na de maand waarin de levering of dienst plaatsvond, of waarin u een voorschot ontving. Een opdracht die op 12 september afgerond wordt, factureert u dus uiterlijk op 15 oktober. Veel ondernemingen factureren meteen: hoe sneller de factuur vertrekt, hoe sneller ze betaald wordt.

Bron: FOD Financiën, tijdstip factuur. Wie te laat of niet factureert, riskeert een fiscale boete (specifieke vragen over e-facturatie, vraag 26).

Moet een factuur via Peppol?

Voor transacties binnen de Belgische B2B-verplichting is sinds 1 januari 2026 een gestructureerde e-factuur nodig. Peppol is de standaardroute. Een alternatief kan bij onderling akkoord als het aan de Europese norm voldoet. Er zijn uitzonderingen op de verplichting; controleer uw situatie in de officiële bronnen hieronder.

Bronnen: algemene vragen B2B, vragen 11 en 14, efactuur.belgium.be. Controleer vooraf of uw klant bereikbaar is met onze Peppol check; zijn ondernemingsnummer volstaat, u hoeft hem niet naar zijn Peppol-ID te vragen.

Een factuur maken in Word of Excel: kan dat nog?

U kunt Word of Excel gebruiken om gegevens voor te bereiden, maar zo'n bestand is op zichzelf geen gestructureerde e-factuur. Valt de transactie onder de B2B-verplichting, dan hebt u ook een oplossing nodig om een conforme factuur te maken en te verzenden. Buiten die verplichting blijven andere vormen mogelijk.

De overheid wijdt er een apart artikel aan voor wie vandaag in Word, Excel, pdf of op papier factureert, bereikbaar via de algemene vragen B2B, vraag 3, en publiceert een lijst met softwareoplossingen.

In welke taal maakt u een factuur?

Volgens de Business Expert Group moeten de wettelijke vermeldingen in de taal staan van het gewest waar de exploitatiezetel van de leverancier ligt (voorbeeld van de BEG, met verwijzing naar artikel 52 van de wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken). Voor een onderneming met exploitatiezetel in Vlaanderen is dat het Nederlands (Taaldecreet van 19 juli 1973). In Brussel hangen de regels af van uw situatie: vraag het uw boekhouder. Een tweede taal kunt u niet in dezelfde gestructureerde velden opnemen (specifieke vragen, vraag 19).

Van offerte naar factuur in Eazyclick OS

Met de module Offertes & facturen gebruikt u de gegevens uit uw klantenfiche en offerte om een factuur op te stellen. Controleer de omschrijving, bedragen, btw en nummering vóór verzending. Daarna volgt u de betaling op vanuit hetzelfde dossier. Stem de export af met uw boekhouder.

Uw projectleider activeert uw Peppol-ID; de verzending loopt via een erkende partner-dienstverlener. Uw facturen exporteert u per periode voor uw boekhouder, die ze inleest in zijn boekhoudprogramma (Exact Online, Octopus, Yuki of Odoo).

Veelgestelde vragen over een factuur maken

Wat is een eenvoudige factuur?

Een factuur met alleen de verplichte vermeldingen, zoals het voorbeeld hierboven, zonder extra opmaak. Daarnaast bestaat in de btw een vereenvoudigde factuur (artikel 13 van het KB nr. 1), die onder bepaalde voorwaarden minder vermeldingen vraagt; ook die moet tussen ondernemingen via Peppol (specifieke vragen, vraag 18). Vraag uw boekhouder of ze voor u geldt.

Mag ik een factuurnummer overslaan of hergebruiken?

Nee. De nummering is doorlopend, in één of meer reeksen, zodat elke factuur eenduidig herkenbaar is. Een fout corrigeert u niet door een nummer te schrappen, maar met een creditnota.

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

Zeven jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de datum van de factuur: de wet van 18 december 2025 (art. 97 en 101) heeft de termijn van tien jaar teruggebracht tot zeven jaar, voor btw die opeisbaar werd vanaf 1 januari 2023 (circulaire 2026/C/31) (FOD Financiën).

Wat is het verschil met een pro-formafactuur of een offerte?

Een offerte legt uw voorstel vast en een pro-formafactuur is geen gewone btw-factuur. Wanneer btw opeisbaar wordt, hangt af van de transactie en de toepasselijke regels. Lees onze gidsen over de pro-formafactuur en over een offerte maken.