Factuur maken in België: vermeldingen en voorbeeld

Gepubliceerd op 18/09/2026 · Door Antoine Lemmens, Eazyclick. Elke regel verwijst naar de officiële bron, geraadpleegd in september 2026.

Een factuur maken lijkt eenvoudig, tot een klant ze terugstuurt omdat er een vermelding ontbreekt, of tot uw boekhouder een gat in de nummering vindt. Deze gids zegt wanneer u in België een factuur moet maken, welke vermeldingen verplicht zijn, geeft een factuur voorbeeld en legt uit waarom een factuur aan een onderneming sinds 2026 via Peppol vertrekt. Voor de Peppol-verplichting zelf: de volledige gids over Peppol in België.

Wanneer moet u een factuur maken?

Als btw-plichtige moet u een factuur maken voor elke levering of dienst aan een andere btw-plichtige of aan een rechtspersoon, bij een verkoop op afstand, en wanneer u een voorschot ontvangt. Aan een particulier voor privégebruik is een factuur in de regel niet verplicht, behalve in een aantal gevallen zoals onroerende werken of de levering van een voertuig.

De volledige lijst staat bij de FOD Financiën, boekhouding en facturering. Factureert u een particulier niet, dan schrijft u de verkoop in uw dagboek van ontvangsten. Ontvangt u een voorschot, lees dan onze gids over de voorschotfactuur.

Welke vermeldingen moeten op een factuur staan?

Een Belgische factuur vermeldt minstens de datum, een uniek volgnummer, naam, adres en btw-nummer van u en van uw klant, de datum van de levering of dienst als die verschilt, de omschrijving en hoeveelheid, de maatstaf van heffing en eenheidsprijs excl. btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, en bij een vrijstelling of verlegging de reden ervan.

Die vermeldingen komen uit artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1 over de btw. Het Wetboek van economisch recht (artikel III.25) voegt het ondernemingsnummer toe, en het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (artikel 2:20) vraagt vennootschappen om onder meer hun rechtsvorm, zetel en het rechtspersonenregister (RPR) met de bevoegde rechtbank te vermelden. De Business Expert Group van de overheid bracht ze samen in een voorbeeld van een minimale conforme factuur, dat ook de gegevens voor Peppol toont.

In de praktijk ziet de checklist er zo uit:

• Titel en nummer: “factuur” en een volgnummer uit een doorlopende reeks, zonder gaten of dubbels.
• Datum van uitreiking, en de datum van de levering of dienst als die verschilt.
• Uw gegevens: naam of benaming, adres, btw-nummer en ondernemingsnummer; voor een vennootschap ook de rechtsvorm, de zetel en “RPR” met de rechtbank.
• Gegevens van uw klant: naam, adres en, als hij btw-plichtig is, zijn btw-nummer.
• De omschrijving: aard en hoeveelheid van de goederen, of aard en omvang van de diensten.
• De bedragen: eenheidsprijs en maatstaf van heffing excl. btw per tarief, eventuele kortingen, het btw-tarief en het btw-bedrag in euro, en het totaal.
• Een eventuele reden zonder btw: bijvoorbeeld “btw verlegd” of de bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
• Betalingsgegevens: vervaldag en rekeningnummer (IBAN), zodat uw klant vlot kan betalen.

Laat uw sjabloon eenmalig nakijken door uw boekhouder: bijzondere regelingen (verlegging, marge, intracommunautaire levering) vragen een eigen vermelding.

Factuur voorbeeld

Een eenvoudige factuur van een kleine webdesignstudio (een bv) aan een kmo, ter illustratie:

Alle namen en nummers in dit voorbeeld zijn fictief. Omdat de klant een Belgische btw-plichtige onderneming is, vertrekt deze factuur als gestructureerde e-factuur via Peppol, niet als pdf.

Binnen welke termijn maakt u de factuur?

Uiterlijk op de 15de dag van de maand na de maand waarin de levering of dienst plaatsvond, of waarin u een voorschot ontving. Een opdracht die op 12 september afgerond wordt, factureert u dus uiterlijk op 15 oktober. Veel ondernemingen factureren meteen: hoe sneller de factuur vertrekt, hoe sneller ze betaald wordt.

Bron: FOD Financiën, tijdstip factuur. Wie te laat of niet factureert, riskeert een fiscale boete (specifieke vragen over e-facturatie, vraag 26).

Moet een factuur via Peppol?

Ja, als uw klant een Belgische btw-plichtige onderneming is: sinds 1 januari 2026 is een factuur tussen twee Belgische btw-plichtigen een gestructureerde e-factuur, verstuurd via Peppol. Een pdf via e-mail is dan niet meer de wettelijke factuur. Aan een particulier of een buitenlandse klant mag u nog een pdf of papieren factuur sturen.

Bronnen: algemene vragen B2B, vragen 11 en 14, efactuur.belgium.be. Controleer vooraf of uw klant bereikbaar is met onze Peppol check; zijn ondernemingsnummer volstaat, u hoeft hem niet naar zijn Peppol-ID te vragen.

Een factuur maken in Word of Excel: kan dat nog?

Voor particulieren wel: een factuur uit Word of Excel, als pdf verstuurd, blijft geldig zolang alle vermeldingen erop staan. Voor zakelijke klanten in België niet meer: een Word- of Excel-bestand is geen gestructureerde e-factuur. Daarvoor hebt u een facturatieprogramma nodig dat op Peppol aangesloten is.

De overheid wijdt er een apart artikel aan voor wie vandaag in Word, Excel, pdf of op papier factureert, bereikbaar via de algemene vragen B2B, vraag 3, en publiceert een lijst met softwareoplossingen.

In welke taal maakt u een factuur?

Volgens de Business Expert Group moeten de wettelijke vermeldingen in de taal staan van het gewest waar de exploitatiezetel van de leverancier ligt (voorbeeld van de BEG, met verwijzing naar artikel 52 van de wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken). Voor een onderneming met exploitatiezetel in Vlaanderen is dat het Nederlands (Taaldecreet van 19 juli 1973). In Brussel hangen de regels af van uw situatie: vraag het uw boekhouder. Een tweede taal kunt u niet in dezelfde gestructureerde velden opnemen (specifieke vragen, vraag 19).

Hoe maakt u een factuur met Eazyclick?

Met de module Offertes & facturen maakt u uw factuur vanuit de ondertekende offerte of van nul, met de verplichte vermeldingen, de Belgische btw en een doorlopende nummering die vóór elke verzending gecontroleerd worden. De factuur vertrekt in Peppol-formaat naar uw zakelijke klanten en als pdf naar particulieren, met haar betaallink en automatische herinneringen. De module werkt volledig in het Nederlands, pdf's van facturen en offertes inbegrepen.

Ze kost vanaf € 31 per maand bij een engagement van 24 maanden (€ 39 bij 12 maanden), plus een eenmalige opstartkost van € 490. Uw projectleider activeert uw Peppol-ID; de verzending loopt via een erkende partner-dienstverlener. Eazyclick koppelt met uw boekhoudprogramma (Exact Online, Octopus, Yuki of Odoo), en een maandelijkse export voor uw boekhouder is inbegrepen.

Veelgestelde vragen over een factuur maken

Wat is een eenvoudige factuur?

Een factuur met alleen de verplichte vermeldingen, zoals het voorbeeld hierboven, zonder extra opmaak. Daarnaast bestaat in de btw een vereenvoudigde factuur (artikel 13 van het KB nr. 1), die onder bepaalde voorwaarden minder vermeldingen vraagt; ook die moet tussen ondernemingen via Peppol (specifieke vragen, vraag 18). Vraag uw boekhouder of ze voor u geldt.

Mag ik een factuurnummer overslaan of hergebruiken?

Nee. De nummering is doorlopend, in één of meer reeksen, zodat elke factuur eenduidig herkenbaar is. Een fout corrigeert u niet door een nummer te schrappen, maar met een creditnota.

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

Tien jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (FOD Financiën).

Wat is het verschil met een pro-formafactuur of een offerte?

Een offerte en een pro-formafactuur kondigen een prijs aan; alleen de factuur maakt de btw opeisbaar. Lees onze gidsen over de pro-formafactuur en over een offerte maken.