Intracommunautaire factuur: levering en dienst aan een klant in de EU

Bij een levering van goederen geldt de vrijstelling als drie voorwaarden samen vervuld zijn: uw klant is een btw-plichtige met een geldig btw-nummer van een andere lidstaat dan België, de goederen worden vanuit België naar een andere EU-lidstaat vervoerd, en u kunt dat vervoer bewijzen (transportdocument, ondertekende ontvangstbevestiging, betaling van het vervoer). Ontbreekt een van die voorwaarden, dan rekent u Belgische btw aan.

Bij een dienst aan een btw-plichtige klant in een andere lidstaat is de plaats van de dienst in principe het land van de klant (artikel 21, § 2 van het Btw-wetboek). U rekent geen Belgische btw aan en de klant geeft de btw in zijn land aan via de verlegging van heffing. Er bestaan uitzonderingen, onder meer voor diensten met betrekking tot een onroerend goed en voor personenvervoer.

Verkoopt u aan een particulier in een andere lidstaat, dan gelden andere regels: Belgische btw, of de btw van het land van de klant boven de Europese drempel voor afstandsverkopen. Die situatie valt buiten deze gids.

Een factuur voor een intracommunautaire levering van goederen reikt u uit uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand van de levering (artikel 4 van het KB nr. 1). Dat is ook de algemene termijn voor een factuur in België.

In uw periodieke btw-aangifte vermeldt u de vrijgestelde leveringen in rooster 46 en in rooster 44 de diensten onder artikel 21, § 2 die in een andere lidstaat belastbaar en daar niet vrijgesteld zijn, en waarvoor de afnemer de btw verschuldigd is. Daarnaast dient u de intracommunautaire opgave in, met per klant zijn btw-nummer en het totaalbedrag van de periode: per maand uiterlijk op de 20e, of per kwartaal uiterlijk op de 25e als u een kwartaalaangever bent en uw vrijgestelde intracommunautaire leveringen van goederen, samen met uw verkopen bij driehoeksverkeer, in het lopende kwartaal en in elk van de vier voorgaande kwartalen niet boven € 50.000 gingen. Een levering die niet of foutief in die opgave staat, kan de vrijstelling in gevaar brengen: de opgave is sinds 2020 een inhoudelijke voorwaarde.

Een intracommunautaire factuur gaat niet via de Belgische Peppol-verplichting, die alleen geldt tussen ondernemingen die in België gevestigd zijn. U mag ze wel via Peppol versturen als uw klant er bereikbaar is.

Een factuur zonder btw-nummer van de klant, een verwijzing naar het verkeerde artikel, of een vrijstelling voor een klant die geen btw-plichtige is: in al die gevallen kan de FOD Financiën de Belgische btw alsnog vorderen bij u, de leverancier.

Een fout corrigeert u met een creditnota en een nieuwe factuur, nooit door een verstuurde factuur te wijzigen. Pas ook de intracommunautaire opgave van de betrokken periode aan.

In het facturatieprogramma van Eazyclick staat het btw-nummer van uw klant op zijn fiche en kiest u het btw-tarief per lijn; uw vermeldingen en voorwaarden staan op de factuur. Elke factuur krijgt een volgnummer zonder gaten of dubbels, en een betaallink. Wilt u automatisch herinneren, dan schakelt u de herinneringen per e-mail zelf in: standaard vertrekken ze 7, 14 en 30 dagen na de vervaldatum zolang de factuur niet betaald is, en u past die stappen zelf aan. De ontvangen facturen exporteert u per periode voor uw boekhouder (UBL, pdf en register); uw uitgaande facturen exporteert u apart, als CSV.