Facture proforma : à quoi elle sert en Belgique

Publié le 13/07/2026 · Par Antoine Lemmens, Eazyclick. Chaque règle renvoie à sa source officielle.

Un client vous demande une « proforma » avant de commander, ou votre banque en réclame une pour un financement. Ce document ressemble à une facture, mais n'en est pas une. Voici à quoi il sert en Belgique, ce qu'il doit contenir, et ce qui se passe quand le client paie sur sa base.

Qu'est-ce qu'une facture proforma ?

Une facture proforma est un document qui présente, avant la vente, ce que contiendra la facture : produits ou services, prix, TVA, conditions de paiement et de livraison. Elle sert à informer ou à faire valider une offre. Malgré son nom, ce n'est pas une facture : elle ne rend pas la TVA exigible.

Pour votre client, la conséquence est simple : la déduction de la TVA suppose une facture régulière (FAQ spécifique d'efacture.belgium.be, question 24), et une proforma n'en tient pas lieu.

À quoi sert une facture proforma ?

Elle sert à communiquer un prix ferme avant la vente, sous une forme proche de la facture finale. On l'utilise surtout pour faire valider une commande en interne chez le client, pour demander un paiement avant livraison, ou pour appuyer une demande de financement ou de prime qui réclame un prix détaillé avant l'achat.

• Validation d'achat : le service achats de votre client engage la dépense sur base de la proforma.
• Paiement anticipé : le client paie avant la livraison ; la vraie facture suit l'encaissement (voir plus bas).
• Dossier de financement : une banque, un organisme de leasing ou de prime demande un prix détaillé.

Une facture proforma est-elle obligatoire ?

Non. Aucune règle de TVA n'impose d'émettre une proforma : c'est un document commercial facultatif, que vous établissez si votre client le demande. Ce qui est obligatoire, c'est la facture, émise dans les délais, et entre entreprises belges assujetties, sous forme de facture électronique structurée envoyée par Peppol. La proforma ne dispense jamais de cette facture.

Les obligations de facturation sont listées par le SPF Finances ; l'obligation Peppol est expliquée dans le guide complet Peppol en Belgique.

Quelle différence entre proforma, devis et facture d'acompte ?

Le devis est une offre qui détaille un prix et que le client accepte ; la proforma présente la même information sous la forme de la future facture ; la facture d'acompte est une vraie facture, émise quand un paiement partiel est encaissé. Seule la facture d'acompte porte une TVA à déclarer et, entre entreprises, passe par Peppol.

• Devis : offre de prix, souvent signée par le client ; aucune TVA due.
• Proforma : présentation de la future facture ; aucune TVA due, aucun droit à déduction.
• Facture d'acompte : vraie facture d'un paiement partiel ; TVA exigible à l'encaissement.

Quelles mentions mettre sur une facture proforma ?

Titrez-la clairement « facture proforma » pour qu'elle ne soit jamais prise pour une facture, et ne lui donnez pas de numéro de votre série de factures : utilisez une numérotation à part. Indiquez ensuite les coordonnées des deux parties, le détail et les prix hors TVA, la TVA, le total, la durée de validité et les conditions de paiement.

Ces mentions relèvent de la bonne pratique, pas d'une obligation légale : la proforma n'a pas de contenu imposé. Pour la vraie facture, le Business Expert Group de l'administration publie un exemple de facture minimale conforme.

La facture proforma passe-t-elle par Peppol ?

Non. L'obligation d'envoi par Peppol vise les factures, et une proforma n'en est pas une : vous pouvez l'envoyer en PDF, par e-mail. En revanche, la facture qui suivra, facture d'acompte ou facture finale, devra passer par Peppol si votre client est une entreprise belge assujettie à la TVA. Vérifiez qu'il est joignable avec notre guide Peppol check.

Voir Peppol check : vérifier si un client est inscrit et la FAQ B2B, question 14.

Que faire quand le client paie sur base d'une proforma ?

Dès que vous encaissez un paiement avant la livraison, la TVA devient exigible sur le montant reçu : vous devez alors émettre une vraie facture, facture d'acompte ou facture finale, au plus tard le 15 du mois suivant l'encaissement. La proforma ne peut pas servir de facture, et le client ne peut pas déduire la TVA sur sa base.

Sources : directive TVA, article 65 et SPF Finances. Le détail, avec un exemple chiffré, est dans notre guide facture d'acompte.

Et pour vos devis et vos vraies factures ?

Pour les devis et les factures, Eazyclick a un module dédié. Le module Devis & factures d'Eazyclick crée vos devis signés en ligne et vos factures, envoyées au format Peppol à vos clients professionnels, avec leur lien de paiement et des relances automatiques. Planifier un appel gratuit.

Questions fréquentes sur la facture proforma

Combien de temps une facture proforma est-elle valable ?

Le temps que vous indiquez : aucune durée n'est imposée. Mentionnez toujours une date de validité, pour que votre client sache jusqu'à quand le prix annoncé tient.

Faut-il numéroter une facture proforma ?

Oui, pour la retrouver, mais dans une série à part, distincte de celle de vos factures, pour ne jamais créer de trou ni de doublon dans votre numérotation de factures.

Peut-on transformer une proforma en facture ?

Oui, en émettant une vraie facture qui reprend son contenu, avec un numéro de votre série de factures et la date de facturation. La proforma, elle, reste un document d'information.