Bouwsoftware voor offertes en facturen in België (2026)

Gepubliceerd op 04/08/2026 · Bijgewerkt op 16/09/2026 · Door Daniel Wojtkielewicz, Eazyclick. Regels nagekeken in september 2026 op de websites van de FOD Financiën, efactuur.belgium.be, Wikifin en in het Belgisch Staatsblad. Leg bijzondere gevallen voor aan uw boekhouder.

Een dakwerker, een schrijnwerker of een renovatiebedrijf zit avonden aan zijn offertes, en loopt daarna achter de voorschotten aan. Sinds 2026 moeten de facturen aan uw zakelijke klanten bovendien in het elektronische Peppol-formaat vertrekken. Deze gids zegt wat bouwsoftware voor offertes en facturen in België moet doen, welke regels u respecteert, en hoe u kiest zonder u te vergissen.

Wat moet offertesoftware voor de bouw doen?

Ze moet u tijd laten winnen op drie momenten: de offerte, opgemaakt vanuit sjablonen en online ondertekend door de klant; het voorschot, gefactureerd en geïnd zodra er getekend is; de eindfactuur, verstuurd in het juiste formaat, aan het juiste btw-tarief, en opgevolgd als ze onbetaald blijft. Voeg daar een export voor uw boekhouder aan toe en, voor uw zakelijke klanten, de verzending via Peppol.

• Offertesjablonen per soort werf, zodat u niet van nul begint.
• Btw-tarieven per lijn (6 % of 21 %) en de vermelding ‘verlegging van heffing’ als die van toepassing is.
• De online ondertekening van de offerte, met datum en uur, en daarna de voorschotfactuur.
• De omzetting van de offerte in een factuur met één klik, met een doorlopende nummering zonder gaten.
• De verzending van zakelijke facturen via Peppol en de herinneringen voor onbetaalde facturen.
• Een maandelijkse export voor uw boekhouder.

Welke facturatieregels gelden voor een aannemer?

U moet een factuur uitreiken voor werk in onroerende staat, ook als uw klant een particulier is; dat is een van de gevallen waarin een factuur volgens de FOD Financiën verplicht is. Ze vertrekt uiterlijk de 15e dag van de maand na die waarin de btw opeisbaar wordt, en u bewaart ze tien jaar (FOD Financiën, boekhouding en facturering).

Voor een Belgische btw-plichtige zakelijke klant (projectontwikkelaar, algemene aannemer, handelszaak) moet de factuur sinds 1 januari 2026 elektronisch en gestructureerd zijn: een pdf per e-mail volstaat niet meer, en het Peppol-netwerk is het standaardkanaal (efactuur.belgium.be, verplichting B2B). Voor een particulier verandert er niets: een pdf-factuur blijft mogelijk. Alles staat uitgelegd in onze gids over Peppol in België.

Btw aan 6 % of 21 %: welk tarief op de offerte?

Het verlaagde tarief van 6 % geldt voor de renovatie van een woning van minstens tien jaar oud, die uitsluitend of hoofdzakelijk als privéwoning gebruikt wordt, of uw klant nu eigenaar of huurder is (Wikifin, FSMA). Andere werken volgen in principe het normale tarief van 21 %.

Wikifin preciseert dat materialen die de klant zelf koopt aan 21 % blijven, en dat tuinaanleg, zwembaden en vijvers uitgesloten zijn. Uw offerte moet de posten dus scheiden en, voor de 6 %, de vereiste voorwaarden vermelden: laat uw offertesjabloon nakijken door uw boekhouder.

Verlegging van heffing: welke vermelding op de factuur?

Werkt u voor een andere btw-plichtige die periodieke btw-aangiften indient (bijvoorbeeld een algemene aannemer die u een werf in onderaanneming geeft), dan betaalt hij de btw: dat is de medecontractantregeling, of verlegging van heffing. Uw factuur vermeldt dan geen tarief en geen btw-bedrag en draagt sinds 1 januari 2023 de volgende vermelding, behalve als uw klant u liet weten dat hij geen periodieke aangiften moet indienen, in welk geval de verlegging niet van toepassing is (koninklijk besluit nr. 1, artikel 20, § 1, tweede lid, en § 3):

“Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.”

Bron: koninklijk besluit van 26 oktober 2022, Belgisch Staatsblad van 10 november 2022, hoofdstuk 2, van kracht op 1 januari 2023.

Wanneer maakt u een voorschotfactuur?

Zodra u een voorschot int, wordt de btw op dat bedrag opeisbaar: u maakt een voorschotfactuur, en de eindfactuur trekt af wat al gefactureerd werd. Voorbeeld, regels en termijnen: lees onze gids over de voorschotfactuur. En valt er na de facturatie een post weg op de werf, dan maakt u een creditnota, geen gewijzigde factuur.

Excel, Word of software: wat kiest u?

Een sjabloon in Excel of Word volstaat voor enkele offertes per maand, maar het kan niet verzenden via Peppol, niet online laten ondertekenen en niet opvolgen. Een facturatieprogramma doet dat allemaal en bewaart de geschiedenis van elke klant. Kies volgens uw klanten: werkt u voor ondernemingen, dan beslist Peppol voor u.

Bestaat er een gratis facturatieprogramma?

Ja, sommige oplossingen hebben een gratis formule, en de officiële website over e-facturatie preciseert dat een oplossing niets hoeft te kosten; er bestaat daarentegen geen publieke oplossing van de overheid (efactuur.belgium.be). Vergelijk wat de gratis versie beperkt: aantal facturen, Peppol, ondertekening, herinneringen.

Offertes & facturen van Eazyclick voor de bouw

Offertes & facturen is de module voor offertes en facturatie van Eazyclick, gekoppeld aan uw website en aan de fiche van elke klant. Ze past bij bouwbedrijven die hun aanvragen via hun website of telefonisch krijgen en van offerte tot betaalde factuur willen gaan zonder dubbel werk.

• Prijs: € 490 opstartkost, daarna € 31 per maand bij een engagement van 24 maanden of € 39 bij 12 maanden, excl. btw.
• De offerte: sjablonen, handtekening op het scherm met datum en uur door uw klant, voorschot betaald bij de ondertekening met de voorschotfactuur, daarna de saldofactuur.
• De factuur: omzetting van de offerte met één klik, nummering zonder gaten, btw-tarief per lijn en vermelding van de verlegging van heffing, creditnota's, betaallink van Mollie zonder commissie van Eazyclick (transactiekosten van Mollie komen erbij), herinneringen voor onbetaalde facturen.
• Peppol: uw facturen aan zakelijke klanten vertrekken in Peppol-formaat, zonder andere tool.
• Uw boekhouder: een maandelijkse export, verkoopdagboek en facturen, klaar om hem te bezorgen.
• Uw website: de offerteaanvraag van uw website komt als concept in de klantenfiche; de foto's die via WhatsApp binnenkomen, komen erbij met WhatsApp Business. Om de uren per werf op te volgen, neemt u Projecten & tijdsregistratie erbij.
• Wat we niet doen: opmetingen, eenheidsprijzenlijsten en vorderingsstaten van de werf. Factureert u vooral met vorderingsstaten, dan helpt gespecialiseerde bouwsoftware u beter.

Bent u aannemer, dakwerker of renovatiebedrijf? Bekijk wat uw website voor uw offerteaanvragen kan doen, en de hele sector bouw en renovatie.