Kassasoftware voor winkels in België: verplichtingen en keuze

Gepubliceerd op 18/08/2026 · Door Naïm Khalifa, Eazyclick.

Een kassa kiezen voor uw winkel betekent het toestel kiezen dat u honderden keren per dag gebruikt. Deze gids is bedoeld voor detailhandelaars (boetiek, kruidenier, bloemist, boekhandel, fietsenwinkel): wat de Belgische wet oplegt, welke soorten kassa's er zijn, wat goede kassasoftware moet kunnen en wat ze kost. Hebt u een restaurant of een café? Dan gelden andere regels: lees onze gids GKS 2.0 voor de horeca.

Is een kassa verplicht in een winkel in België?

Voor een detailhandelszaak buiten de horeca bestaat er geen algemene verplichting om een geregistreerd kassasysteem te gebruiken. Het geregistreerd kassasysteem (GKS, de 'blackbox') is verplicht voor zaken waar maaltijden worden geconsumeerd en voor traiteurs, zodra de jaaromzet uit restaurantdiensten hoger ligt dan € 25.000 excl. btw, dranken niet meegerekend.

Twee verplichtingen gelden wel voor alle winkels:

• Een elektronisch betaalmiddel. Sinds 1 juli 2022 moet elke onderneming die aan consumenten verkoopt minstens één elektronisch betaalmiddel aanbieden, naast cash (FOD Economie, 'Verplichting om een elektronisch betaalmiddel aan te bieden').
• Een boekhouding van uw ontvangsten. Uw ontvangsten moeten elke dag worden geregistreerd (dagontvangstenboek); een betrouwbare kassa is de eenvoudigste manier om dat te doen. Uw boekhouder vertelt u welke documenten u moet bewaren.

De horecaregel wordt met bronnen uitgelegd in onze gids over GKS 2.0. De FOD Financiën bestudeert naar eigen zeggen een uitbreiding naar andere horecazaken; we werken deze gids bij als een beslissing ook de detailhandel raakt.

Welke soorten kassa's zijn er?

Er zijn drie grote soorten kassa's: de klassieke kassa, een losstaand toestel dat kasticketten afdrukt; de touchscreenkassa met geïnstalleerde software, gekoppeld aan een printer en een kassalade; en de online kassa (cloud), software die op een tablet of computer draait en uw gegevens via het internet synchroniseert.

Het verschil in de praktijk:

• De klassieke kassa kost weinig, maar kent uw voorraad en uw webshop niet.
• De geïnstalleerde touchscreenkassa is robuust en wordt vaak verkocht met een contract voor hardware en onderhoud.
• De cloudkassa werkt zichzelf bij, is op afstand te raadplegen en deelt haar gegevens met uw andere tools, op voorwaarde dat u een betrouwbare verbinding hebt.

Wat moet goede kassasoftware voor een winkel kunnen?

Goede kassasoftware rekent snel af, scant barcodes, beheert kortingen en retours, drukt een kasticket af met de btw per tarief en sluit de dag af met een duidelijk rapport. Verkoopt uw winkel ook online, dan moet de kassa vooral dezelfde voorraad en dezelfde catalogus delen als uw webshop.

De checklist voor u tekent:

1. Snelheid aan de toonbank, ook als er een rij staat.
2. Voorraad: bijgewerkt bij elke verkoop, in de winkel en online.
3. Kassa-afsluiting: Z-rapport per betaalmiddel, btw en kasverschil.
4. Betaalterminal: het bedrag gaat naar de terminal zonder het opnieuw in te typen, zodat u fouten vermijdt.
5. Hardware: compatibele ticketprinter van 80 mm, barcodescanner en kassalade.
6. Klanten: aankopen in de winkel gekoppeld aan de klantenfiche, voor klantenbinding en opvolging.

Hoeveel kost kassasoftware?

Kassasoftware betaalt u meestal via een maandabonnement, waarvan het bedrag afhangt van de functies en het aantal kassapunten. Daarbovenop komen de hardware (tablet, printer, kassalade, barcodescanner) en de kosten van de betaalterminal, die uw betaalprovider per transactie aanrekent.

Wilt u eerlijk vergelijken, reken dan de kost over 24 maanden: het abonnement voor al uw kassapunten, de hardware, de transactiekosten en de nodige opties (voorraad, webshop, klantenkaart). Een goedkope kassa die u verplicht de voorraad op uw website met de hand bij te werken, kost u veel tijd.

Odoo Kassa (POS)

Het kassasysteem van Odoo bestaat in een versie voor winkels en een versie voor restaurants. Gebruikt u alleen de Kassa, dan valt die onder de gratis formule met één app. Zodra u een andere app toevoegt, zoals eCommerce of het CRM, betaalt elke gebruiker de formule Standaard, € 24,90 per maand bij jaarlijkse betaling; een verkoper die alleen afrekent, kan als Light gebruiker gelden, aan € 7,90 per maand (prijzen Odoo België, geraadpleegd op 16/10/2026).

Om bepaalde randapparatuur aan te sluiten, werkt Odoo met een IoT Box, aangerekend aan € 25 per maand per box (pagina IoT van Odoo, geraadpleegd op 16/10/2026). De ticketprinter, de barcodescanner en de betaalterminal komen erbij.

Voor de horeca beschrijft de Belgische documentatie van Odoo (geraadpleegd op 16/10/2026) het geregistreerd kassasysteem van de eerste generatie: alleen de FDM van Boîtenoire.be (certificaat BMC04) wordt ondersteund, met een bij Odoo geregistreerde IoT Box en de VSC-kaart van de FOD Financiën. GKS 2.0, verplicht voor een nieuwe zaak sinds 1 juli 2026, komt er nog niet in voor (onze gids over GKS 2.0). Vraag Odoo een schriftelijke bevestiging voor u tekent.

Gebruikt u Odoo al voor voorraad of boekhouding, test dan of de kassa daarop aansluit. Voor een winkelconfiguratie in Eazyclick bekijkt u Kassasysteem en laat u gebruikers, apparatuur, webshop en betaalprovider samen begroten.

Moet u uw kassa aan uw webshop koppelen?

Ja, zodra u ook online verkoopt. Met twee aparte tools blijft een product dat aan de toonbank verkocht is te koop op uw website, en betaalt een klant voor een artikel dat er niet meer is. Een kassa die aan uw webshop gekoppeld is, deelt dezelfde catalogus en dezelfde voorraad, en u ziet uw winkel- en webverkoop op één plek.

Zo wordt ook click & collect mogelijk: bestellingen om af te halen verschijnen aan de toonbank en de voorraad volgt.

Hebt u meerdere winkels, dan moet elke kassa verkopen uit de voorraad van haar eigen winkel. Zo werkt ons kassasysteem voor meerdere winkels, met de omzet per winkel en per verkoper in het kassasysteem van Eazyclick.

Hoe rekent u af met Eazyclick?

De module Kassasysteem van Eazyclick is een online kassa voor de detailhandel. Ze deelt de catalogus en de voorraad van uw Webshop, beheert meerdere kassapunten, kortingen en promocodes, en sluit de dag af met een Z-rapport per betaalmiddel, btw en kasverschil.

Het kasticket, met de btw per tarief, gaat per e-mail naar de klant of wordt afgedrukt via de browser. Met kaart rekent u af op uw gewone terminal (SumUp of een andere): de kassa stuurt hem nog niet aan. Aankopen in de winkel komen bij de klantenfiche in CRM Pro. De kassa maakt deel uit van onze beheersoftware voor kmo's: één tool voor webshop, voorraad, klanten en facturen.

Wat de kassa van Eazyclick niet is: een GKS, het kassasysteem dat voor de horeca verplicht is. Valt uw zaak onder die verplichting, behoud dan uw bestaande GKS.

Opent u tegelijk uw webshop? Lees dan onze gids om een webshop te starten in België.