Kassasoftware voor winkels in België: verplichtingen en keuze

Gepubliceerd op 18/08/2026 · Door Naïm Khalifa, Eazyclick.

Een kassa kiezen voor uw winkel betekent het toestel kiezen dat u honderden keren per dag gebruikt. Deze gids is bedoeld voor detailhandelaars (boetiek, kruidenier, bloemist, boekhandel, fietsenwinkel): wat de Belgische wet oplegt, welke soorten kassa's er zijn, wat goede kassasoftware moet kunnen en wat ze kost. Hebt u een restaurant of een café? Dan gelden andere regels: lees onze gids GKS 2.0 voor de horeca.

Is een kassa verplicht in een winkel in België?

Voor een detailhandelszaak buiten de horeca bestaat er geen algemene verplichting om een geregistreerd kassasysteem te gebruiken. Het geregistreerd kassasysteem (GKS, de 'blackbox') is verplicht voor zaken waar maaltijden worden geconsumeerd en voor traiteurs, zodra de jaaromzet uit restaurantdiensten hoger ligt dan € 25.000 excl. btw, dranken niet meegerekend.

Twee verplichtingen gelden wel voor alle winkels:

• Een elektronisch betaalmiddel. Sinds 1 juli 2022 moet elke onderneming die aan consumenten verkoopt minstens één elektronisch betaalmiddel aanbieden, naast cash (FOD Economie, 'Verplichting om een elektronisch betaalmiddel aan te bieden').
• Een boekhouding van uw ontvangsten. Uw ontvangsten moeten elke dag worden geregistreerd (dagontvangstenboek); een betrouwbare kassa is de eenvoudigste manier om dat te doen. Uw boekhouder vertelt u welke documenten u moet bewaren.

De horecaregel wordt met bronnen uitgelegd in onze gids over GKS 2.0. De FOD Financiën bestudeert naar eigen zeggen een uitbreiding naar andere horecazaken; we werken deze gids bij als een beslissing ook de detailhandel raakt.

Welke soorten kassa's zijn er?

Er zijn drie grote soorten kassa's: de klassieke kassa, een losstaand toestel dat kasticketten afdrukt; de touchscreenkassa met geïnstalleerde software, gekoppeld aan een printer en een kassalade; en de online kassa (cloud), software die op een tablet of computer draait en uw gegevens via het internet synchroniseert.

Het verschil in de praktijk:

• De klassieke kassa kost weinig, maar kent uw voorraad en uw webshop niet.
• De geïnstalleerde touchscreenkassa is robuust en wordt vaak verkocht met een contract voor hardware en onderhoud.
• De cloudkassa werkt zichzelf bij, is op afstand te raadplegen en deelt haar gegevens met uw andere tools, op voorwaarde dat u een betrouwbare verbinding hebt.

Wat moet goede kassasoftware voor een winkel kunnen?

Goede kassasoftware rekent snel af, scant barcodes, beheert kortingen en retours, drukt een kasticket af met de btw per tarief en sluit de dag af met een duidelijk rapport. Verkoopt uw winkel ook online, dan moet de kassa vooral dezelfde voorraad en dezelfde catalogus delen als uw webshop.

De checklist voor u tekent:

1. Snelheid aan de toonbank, ook als er een rij staat.
2. Voorraad: bijgewerkt bij elke verkoop, in de winkel en online.
3. Kassa-afsluiting: Z-rapport per betaalmiddel, btw en kasverschil.
4. Betaalterminal: het bedrag gaat naar de terminal zonder het opnieuw in te typen, zodat u fouten vermijdt.
5. Hardware: compatibele ticketprinter van 80 mm, barcodescanner en kassalade.
6. Klanten: aankopen in de winkel gekoppeld aan de klantenfiche, voor klantenbinding en opvolging.

Hoeveel kost kassasoftware?

Kassasoftware betaalt u meestal via een maandabonnement, waarvan het bedrag afhangt van de functies en het aantal kassapunten. Daarbovenop komen de hardware (tablet, printer, kassalade, barcodescanner) en de kosten van de betaalterminal, die uw betaalprovider per transactie aanrekent.

Wilt u eerlijk vergelijken, reken dan de kost over 24 maanden: het abonnement voor al uw kassapunten, de hardware, de transactiekosten en de nodige opties (voorraad, webshop, klantenkaart). Een goedkope kassa die u verplicht de voorraad op uw website met de hand bij te werken, kost u veel tijd.

Moet u uw kassa aan uw webshop koppelen?

Ja, zodra u ook online verkoopt. Met twee aparte tools blijft een product dat aan de toonbank verkocht is te koop op uw website, en betaalt een klant voor een artikel dat er niet meer is. Een kassa die aan uw webshop gekoppeld is, deelt dezelfde catalogus en dezelfde voorraad, en u ziet uw winkel- en webverkoop op één plek.

Zo wordt ook click & collect mogelijk: bestellingen om af te halen verschijnen aan de toonbank en de voorraad volgt.

Hoe rekent u af met Eazyclick?

De module Kassasysteem van Eazyclick is een online kassa voor de detailhandel. Ze deelt de catalogus en de voorraad van uw Webshop, beheert meerdere kassapunten, kortingen en promocodes, en sluit de dag af met een Z-rapport per betaalmiddel, btw en kasverschil.

Het kasticket, met de btw per tarief, gaat per e-mail naar de klant of wordt afgedrukt op een thermische printer van 80 mm. De kassa stuurt het bedrag naar uw SumUp-terminal zonder dat u het opnieuw hoeft in te typen, en de betaling komt op uw SumUp-rekening. Aankopen in de winkel komen bij de klantenfiche in CRM Pro.

Wat de kassa van Eazyclick niet is: een GKS, het kassasysteem dat voor de horeca verplicht is. Valt uw zaak onder die verplichting, behoud dan uw bestaande GKS.

De module kost een eenmalige opstartkost van € 490, daarna € 69 per maand bij een looptijd van 12 maanden of € 55 per maand bij een looptijd van 24 maanden excl. btw, zonder commissie (0 %) op uw ontvangsten, bovenop de webshop. Opent u tegelijk uw webshop? Lees dan onze gids om een webshop te starten in België.